Em resumo
Um agente de IA para escolas atende pais e responsáveis no WhatsApp 24 horas: informa vagas, horários, documentos de matrícula e agenda visitas. Assuntos pedagógicos ou de um aluno específico vão para a secretaria ou a coordenação. A Agência Ideal implanta para escolas particulares, cursos e educação infantil de Campinas e região, com cuidado especial com dados de crianças.
O problema
Se isso acontece na sua empresa, a gente resolve
- 01
A mãe pergunta à noite e a escola responde no dia seguinte
Na época de matrícula, os pais pesquisam várias escolas ao mesmo tempo. Quem responde primeiro e marca a visita costuma ser a escola que eles vão conhecer.
- 02
Secretaria afogada em pergunta repetida
Tem vaga no 2º ano? Qual o horário do integral? Quais documentos preciso levar? A secretaria responde tudo isso no WhatsApp enquanto atende pais no balcão e telefone.
- 03
Interessado que some depois da visita
A família visitou, gostou e disse que ia pensar. Ninguém retomou o contato, e a vaga ficou vazia ou foi preenchida por outra escola.
Como resolvemos
Um agente que cuida da captação e respeita o que é da escola
Treinamos o agente com as informações da sua escola: séries, turnos, vagas, atividades, documentos e calendário de matrícula. Ele responde os pais com o tom da escola, agenda visitas na agenda da secretaria e retoma o contato com quem visitou e ainda não decidiu. Assuntos pedagógicos, de comportamento ou de um aluno específico não são respondidos pelo agente: ele passa para a secretaria ou a coordenação com o resumo da conversa. Os dados de crianças são sensíveis pela LGPD, então o agente pede só o essencial, como série e idade, e as informações ficam no sistema da escola com acesso restrito.
Captação de alunos
- Informação de vagas por série e turno, conforme a escola atualizar
- Agendamento de visitas na agenda da secretaria, com lembrete para a família
- Respostas sobre horários, atividades, uniforme e documentos de matrícula
- Retomada das famílias que visitaram e ainda não decidiram
Atendimento aos pais
- Atendimento 24 horas, inclusive fim de semana e feriado
- Avisos gerais como calendário, eventos e reuniões
- Passagem para secretaria ou coordenação em assuntos de um aluno específico
- Tom de voz da escola, acolhedor e claro
Cuidado com dados
- Pedido apenas do essencial sobre a criança, como série e idade
- Dados guardados no sistema da escola, com acesso restrito
- Registro de cada família interessada no CRM ou planilha de matrículas
- Revisão mensal das conversas e ajustes nas respostas
Na prática
Como o agente atende no WhatsApp
Escola particular de educação infantil e fundamental em Campinas, quarta às 22h10. A mãe está pesquisando escolas para o próximo ano.
Resultado
Visita agendada na agenda da secretaria, família registrada na lista de interessados do 1º ano integral e o assunto da alergia encaminhado à coordenação, sem o agente opinar sobre a saúde da criança.
Conversa ilustrativa. As respostas do agente seguem as regras da sua empresa.
Atendimento
online agora
- Cliente: Boa noite! Vocês têm vaga para o 1º ano no ano que vem? Minha filha vai fazer 6 anos.
- Agente: Boa noite! Temos vagas para o 1º ano nos períodos da manhã e da tarde, e também a opção de período integral. Qual período interessa mais?
- Cliente: Integral. Qual o valor da mensalidade?
- Agente: Os valores e as condições de matrícula são apresentados pela secretaria na visita, junto com a proposta pedagógica. Que tal conhecer a escola? Temos horário na sexta às 8h30 ou na segunda às 14h.
- Cliente: Sexta às 8h30. Ela tem alergia a amendoim, vocês cuidam disso?
- Agente: Visita marcada para sexta às 8h30. Sobre a alergia, é importante conversar direto com a coordenação, que vai explicar os cuidados da escola. Já deixei o recado para eles falarem com você na visita.
Como funciona
Do diagnóstico ao resultado, em 4 etapas
- 1
Diagnóstico
Entendemos o que os pais mais perguntam, como funciona a visita, quem responde o WhatsApp hoje e como a escola controla os interessados.
- 2
Projeto
Desenhamos as conversas de matrícula, a agenda de visitas e a lista de assuntos que sempre vão para a secretaria ou a coordenação. A direção aprova antes de começarmos.
- 3
Implementação
Construímos o agente, ligamos à agenda e ao sistema da escola e testamos com perguntas reais de pais antes de colocar no ar.
- 4
Evolução
Todo mês lemos as conversas e ajustamos as respostas. Antes de cada período de matrícula, atualizamos vagas, valores e calendário com a secretaria.
O agente responde sobre notas, comportamento ou um aluno específico?
Não. Assuntos pedagógicos ou de um aluno específico vão sempre para a secretaria ou a coordenação, com o resumo da conversa. O agente cuida de informações gerais, matrículas e visitas.
Como ficam os dados das crianças e a LGPD?
Dados de crianças pedem cuidado especial. O agente pede só o essencial, como série e idade, e as informações ficam no sistema da escola com acesso restrito. Assinamos contrato de confidencialidade.
O agente informa o valor da mensalidade?
A escola decide. Algumas preferem apresentar os valores só na visita, outras liberam uma faixa pelo WhatsApp. O agente segue a regra que a direção definir.
Serve para cursos livres e escolas de idiomas?
Sim. O agente se adapta a cursos, escolas de idiomas, reforço e educação infantil: informa turmas, horários e agenda aula experimental ou visita, conforme o seu processo.
Quem atualiza as vagas e o calendário?
A secretaria nos avisa ou atualiza uma planilha que o agente consulta. Antes de cada período de matrícula, revisamos tudo junto com a escola.
Veja como um agente de IA atenderia os pais da sua escola
Conte como funcionam as matrículas e as visitas hoje. No diagnóstico mostramos o que o agente pode assumir, o prazo e o investimento.
